3 LƯU Ý của Hóa đơn điện tử hiện nay

Hóa đơn điện tử hiện nay là một phần không thể thiếu trong kinh doanh và mua bán hàng hóa. Thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống, nó ngày càng thể hiện được tính ưu việt và tiện lợi. Vậy hóa đơn điện tử có những lưu ý gì? Đây chắc hẳn sẽ là thắc mắc của những người lần đầu tiếp cận, hãy cùng Invert tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Hóa đơn điện tử gồm có những loại nào?

Khi nhắc đến hóa đơn điện tử người ta sẽ liên tưởng đến rất nhiều loại như hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu, phiếu thu tiền cước vận chuyển, hay hóa đơn giá trị gia tăng,…

Có rất nhiều loại hóa đơn điện tử tuy nhiên nếu như phân theo nhóm thì sẽ được chia làm hai nhóm: Hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan thuế và hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Những hóa đơn không có mã xác thực của cơ quan quan thế thông thường sẽ là hóa đơn về xăng dầu, điện lực, các loại hóa đơn đường bộ, đường sắt, đường thủy, đường biển hoặc là hóa đơn về bưu chính viễn thông,…

Loại hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế sẽ bao gồm các doanh nghiệp không thuộc nhóm ở trên. Nếu như có nằm trong nhóm trên thì sẽ có rủi ro cao về thuế.

Vậy mã xác thực là gì? Nhiều người sẽ thắc mắc không biết mã xác thực là gì. Nói một cách đơn giản thì đây sẽ là một dãy số hoặc là chuỗi ký tự được hệ thống của cơ quan thuế cấp phát. Điều này dựa trên nội dung của hóa đơn điện tử, trước khi chuyển đến người mua máy sẽ gán dãy số lên hóa đơn.

2. Lưu ý về nội dung của mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Để có một hóa đơn điện tử hợp lệ về mặt nội dung doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề sau:

Thứ nhất mỗi hóa đơn cần phải được thể hiện bằng tiếng Việt và có dấu, đặc biệt không được sai chính tả. Nếu như phải thêm chữ nước ngoài thì chữ này sẽ được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt dưới dòng tiếng Việt và cỡ chữ nước ngoài phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Thứ hai đối với các loại hóa đơn như hóa đơn điện, nước dịch vụ viễn thông hoặc dịch vụ ngân hàng,..trong quá trình kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ các doanh nghiệp có thể khởi đơn điện tử mà không cần phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán.

Tóm lại, về phần nội dung của hóa đơn điện tử, không nhất thiết phải có chữ ký,  dấu của người mua và người bán. Các doanh nghiệp cần căn cứ vào những điều kiện thực tế và quy định của pháp luật để có nội dung hóa đơn phù hợp và chính xác nhất.

3. Lưu ý về việc lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Đây cũng là một phần quan trọng nếu như mỗi công ty và doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử. Bởi vì không phải đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nào cũng hợp lệ và đúng theo quy định của pháp luật.

Trên thực tế, hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Vậy nên chắc hẳn việc lựa chọn sẽ vô cùng khó khăn. Để có đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất mỗi doanh nghiệp nên tham khảo ở trang của Tổng cục Thuế thế. Tại đây họ đã cập nhật danh sách những nhà cung cấp chất lượng để các doanh nghiệp tham khảo.

4. Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử mỗi doanh nghiệp và công ty cũng cần phải lưu ý một vài vấn đề sau.

Thứ nhất việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với các doanh nghiệp kể từ ngày 1 tháng 11 năm 2020. Việc làm quen và chuyển sang loại hóa đơn này là điều cần thiết mà mỗi doanh nghiệp phải làm.

Thứ hai để có thể tạo được hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải có phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm này này Doanh nghiệp có thể tự tạo hoặc thông qua tổ chức trung gian. Tuy nhiên cần phải lựa chọn tổ chức trung gian uy tín để sử dụng.

Thứ ba khi đã sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế cấp mã thì doanh nghiệp phải hủy những hóa đơn giấy chưa sử dụng còn lại.

Thứ tư khi đã có hóa đơn điện tử rồi trong quá trình vận chuyển hoặc lưu thông hàng hóa không cần phải đem theo hóa đơn giấy.

Thứ năm Khi doanh nghiệp tiến hành lập hóa đơn điện tử, thời điểm lập sẽ được thể hiện trên hóa đơn với độ chính xác tới phút và giây.

Trên đây là những lưu ý về nội dung, cũng như lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử. Nếu tìm hiểu kỹ thì doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về loại hóa đơn này và tránh được những sai sót không đáng có.

Xem thêm: 

• Quy trình xuất hóa đơn điện tử
• Cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản
• Hóa đơn điện tử là gì?

Đăng ký theo dõi kênh Bất Động Sản Invert để nhận thông tin các dự án mới nhất.