Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là giải pháp kế toán hữu hiệu được các doanh nghiệp áp dụng ngày càng nhiều. Trong quá trình sử dụng loại hóa đơn này thì quy trình xuất hóa đơn điện tử là điều bắt buộc mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải làm. Vậy có những quy định nào đối với xuất hóa đơn điện tử và quy trình ra sao? Hãy cùng Invert tìm hiểu qua bài viết này nhé.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ và bán hàng hóa. Những việc như khởi tạo, lập, gửi nhận hoặc là lưu trữ và quản lý loại hóa đơn này sẽ được thực hiện thông qua những phương tiện điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử sẽ bao gồm các loại như hóa đơn giá trị gia tăng, bán hàng, xuất khẩu hoặc là những loại phiếu thu tiền,…

2. Quy trình xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện việc xuất hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng của mình hoặc là bên mua. Vậy quá trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra như thế nào?

Để có thể xuất 1 hóa đơn điện tử doanh nghiệp có thể áp dụng những cách sau: Tích hợp hoặc xuất hóa đơn qua  ODBC / Excel. Tích hợp và xuất hóa đơn điện tử qua API / Webservice. Hoặc lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công từ phần mềm.

Thông thường các doanh nghiệp sẽ áp dụng cách thứ ba đó chính là Lập và xuất hóa đơn điện tử thủ công từ phần mềm. Cách này sẽ đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Quy trình thực hiện như sau.

Bước 1: Truy cập vào phần mềm tạo quyết định mẫu hóa đơn và thông báo phát hành mà doanh nghiệp sử dụng.

Bước 2: Lập hóa đơn và ký điện tử.

Bước 3: Doanh nghiệp sẽ gửi email hoặc là mã tra cứu hóa đơn cho khách hàng của mình.

Bước 4: Xử lý bằng các thao tác xóa bỏ, thay thế hoặc là điều chỉnh nếu như hóa đơn có sai sót.

Bước 5: Lên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ký điện tử và sau đó nộp cho CQT.

3. Những lưu ý trong quá trình xuất hóa đơn điện tử

Để có thể xuất hóa đơn điện tử thành công doanh nghiệp cần lưu ý về ngày lập hóa đơn như sau:

Thứ nhất: Với cung ứng dịch vụ ngày lập hóa đơn sẽ là ngày hoàn thành cung ứng dịch vụ.

Thứ hai: Với bán hàng hóa thì ngày lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sử dụng cũng như sở hữu hàng hóa cho bên mua.

Thứ ba: Nếu như doanh nghiệp thu tiền trước hoặc là khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn sẽ được ghi là ngày thu tiền.

Thứ Tư: Đối với ngành xây dựng hoặc lắp đặt thì ngày lập hóa đơn sẽ là ngày nghiệm thu hoặc là bàn giao công trình.

Thứ năm: Với các loại hàng hóa hoặc dịch vụ xuất khẩu thì ngày lập hóa đơn sẽ là do người xuất khẩu xác định thỏa thuận với người nhập khẩu.

4. Quy định về quy trình xuất hóa đơn điện tử

Trong quá trình xuất hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ những quy định như sau:

Khi Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử giá trị gia tăng thì phải hợp lý hóa đơn và đúng theo quy định của pháp luật cũng như cơ quan tài chính. Có như vậy mới được cơ quan thuế chấp nhận và xử lý hóa đơn.

Phải có chữ ký số, ghi rõ họ tên và đóng dấu trong văn bản chứng từ hóa đơn điện tử. Ngoài ra doanh nghiệp chỉ được xuất hóa đơn điện tử đối với những mặt hàng đã được doanh nghiệp đăng ký tại Sở Kế hoạch và Đầu tư và có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp phép.

Nếu như xuất hóa đơn những loại mặt hàng không được cấp phép thì không hợp lệ.

Mỗi mặt hàng sẽ có mức thuế chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính. Chính vì vậy khi xuất hóa đơn doanh nghiệp phải ghi đúng mức thuế đó không được nâng lên mức thuế cao hơn.

Một quy trình xuất hóa đơn điện tử được cơ quan thuế chấp nhận mới là quy trình hợp lệ.

Trên đây là một vài thông tin về quy trình xuất hóa đơn điện tử cũng như lưu ý và quy định. Hi vọng nó sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về việc xuất hóa đơn điện tử và thực hiện đúng theo quy định của pháp luật.

Xem thêm: 

• 3 LƯU Ý của Hóa đơn điện tử 
• Cách tra cứu hóa đơn điện tử đơn giản
• Hóa đơn điện tử là gì?

Đăng ký theo dõi kênh Bất Động Sản Invert để nhận thông tin các dự án mới nhất.